"The wedding planner" سيحقق لك حفل زفافك الذي تحلمين به

حفل الزفاف هو حلم كل عروسين، ولأنه ليس كأي حفل عادي فيجب تحضيره بشكل جيد ودقيق والتعامل معه كعمل فني.  

وتقع مسؤلية تحضير حفل الزفاف علي عاتق العروسين دائما، خاصة العروس فإذا كنتم ممن لا يملكون وقتا كافيا بسبب العمل لتجهيز التحضيرات اللازمة، أو ممن ليس لديهم أي خبرة في تحضيرات الحفل، أو تضطرون إلي شراء احتياجات الحفل من أشخاص لا تعرفونهم، فسيعتبر ذلك بمثابة مغامرة غير مضمونة النتائج.

 

ولأن كل عروسة تستحق حفل زفاف رائع بدون أي استثناءات، ولضمان إقامة الحفل الذي طالما حلمت به؛ يجب الاستعانة بخبراء لمساعدتها علي تحقيق ذلك، خاصة إذا لم يكن لديها هي وعريسها أي وقت أو خبرة في هذا المجال.

والشخص المناسب لمساعدتك هو "مُخطِط أو منظم حفلات الزفاف" أو كما يطلق عليه "Wedding planner"، فمخطط حفلات الزفاف هو شخص محترف في هذا المضمار، حيث يقوم بمساعدة العروسين في تصميم، وتخطيط، وإدارة حفل الزفاف. 

فهو من يقوم بدور المدير المالي، والوسيط، والفنان والعامل علي تحقيق كل الأحلام المتعلقة بحفل الزفاف.

وبالطبع يعرف الجميع الضغط النفسي الذي يقع علي عاتق العروسين لتحضير  حفل الأحلام، ولأنه ليس كأي حفل، فهناك بعض الأشخاص لديهم رغبة في دفع المزيد من الأموال علي حفل الزفاف؛ ليصبح في أروع صورة، لذلك تتم الاستعانة بـ Wedding planner ليساعدهم في ذلك.

ولذلك يجب أن يتصف مُخطِط ومنظم حفلات الزفاف بالهدوء النفسي في وجه المصاعب التي قد تواجهه في تحضير الحفل، وتكون لديه القدرة علي التفاوض بشكل جيد خاصة حول الأمور المتعلقة بالحفل مثل إحضار الفرقة الموسيقية، الزهور، المصورين ... إلخ، وعليه أن يوفر أفضل خدمات واحتياجات الحفل بأقل الأسعار حيث تعتمد سمعة ونجاح عمله علي ذلك، وعليه أيضا أن يتمتع بعلاقات عمل علي نطاق واسع للحصول علي أفضل الصفقات، ولديه القدرة علي إدارة الأمور المالية بشكل جيد، وأهم شيء يجب أن يكون له حس فني رائع مواكب للعصر حول جميع الأمور المتعلقة بالألوان، والزهور، والموسيقي، والديكور. 

وتكون لديه معرفه كافية بالأمور الدينية والعادات والتقاليد الخاصة بكل مكان تتم إقامة الحفل به، لأنها تتدخل بشكل كبير في طرق تنظيم الحفل.

1- اجراء مقابلات مع العروسين لمعرفة جميع احتياجاتهما ورغباتهما.

2- وضع ميزانية الحفل.

3-تخطيط قائمة الاحتياجات والأشياء التي يجب فعلها بشكل مفصل.

4- إعداد قائمة التحضيرات.

5-تحديد المكان الذي ستتم إقامة الحفل به.

6- تحديد وتوظيف خبراء ومقدمي حفلات الزفاف (المصورين، مصوري الفيديو، خبراء التجميل، المسئول عن الزهور، المسئولين عن الطعام... إلخ).

7-تنسيق عمليات تسليم المستلزمات والخدمات في يوم الحفل.

8- وجود خطة احتياطية في حال وقوع أي كارثة.

9-المساعدة علي تنسيق وإعداد الوثائق القانونية، خاصة إذا كان الزفاف في مكان بعيد أو في بلد آخر.

ويتراوح الأجر الذي يأخذه wedding planner ما بين نسبة معينة من تكاليف الزفاف، أو مجموعة صفقات خاصة بتكاليف الحفل بالكامل تتضمن أجرة wedding packages وتختلف كل واحدة باختلاف الخدمات المقدمة بها، أو أجر ثابت ويختلف الأمر من شخص لآخر. 

ويتواجد منظمو الأفراح بكثرة في الولايات المتحدة، إنجلترا، وأوروبا الغربية، وقد بدأت تلك المهنة بالظهور بشكل أكثر وضوحا في الآونة الأخيرة في مصر أيضا.

وتقول "شيرين مختار" وهي واحدة من أفضل مخططي حفلات الزفاف في مصر، أن الـ wedding planner يعتبر المسئول الرئيسي عن حفل الزفاف، فبدلا من وجود كل الضغوط علي العروس لاختيار كل شيء بنفسها والاتفاق عليه، مثل الترتيب مع مصفف الشعر والماكيير، ومتابعة موعد وصول الفستان، والأزهار، والدي جي.  

ولو حدث أي خطأ يقع الضغط كله عليها؛ لكن مع وجود مُخطِط حفلات الزفاف تصبح العروس هي المتحكمة في كل خيوط الحدث نفسه، وعندما تتحدث مع أحد حول ذلك تتحدث مع شخص واحد فقط لتتابع معه الترتيبات كلها، لذلك يقل الضغط المطروح عليها بشكل كبير؛ لأنها تتحدث مع شخص واحد حول كافة الأمور بدلا من التحدث والاتفاق مع عدة أشخاص، ولتفادي تشتيت الانتباه.

 

ويفضل وجود مُخطِط حفلات الزفاف بشكل كبير في الحفلات التي تقام في الـ open air مثل حدائق الفيلات، فبدلا من أن تتفق العروس علي إيجار الفيلا، الفِراشة، الإضاءة، الأزهار، الدي جي، والمسئول عن الطعام... إلخ، بدلا من اتفاقها مع كل من هؤلاء علي حدة، فمن الأفضل أن يتواجد مُخطِط حفلات الزفاف ليتولي مسئولية تنظيم كل ذلك.  

أما في الـ outdoor فيزيد عمل مُخطِط الفرح ليشمل عمل المدير المالي ومدير الولائم المسئول عن الطعام.

وللأسف يوجد اعتقاد خاطيء عند معظم الناس بأن مُخطِط حفلات الزفاف هو الشخص المسئول عن الزهور فقط ، ولكن هذا ليس صحيحاً علي الإطلاق، فهو منسق الفرح بالكامل، ويعتبر تنسيق الزهور جزء من عمله الذي يشتمل أيضا علي تنسيق موعد وصول المدعويين، وموعد الزفة، ووقت التصوير، وشكل طريقة دخول العروسين إلي المكان، وشكل البوفيه ومكانه... الخ، فهو بمثابة مخرج الفرح.

وبالنسبة لأجر مُخطِط حفلات الزفاف فيختلف من شخص لآخر، فهناك أشخاص يأخذون نسبة ممن تتعاقدوا معهم مثل المصور، والدي جي... ويطرحون علي العميل ما يسمي packages كل واحدة تختلف عن الأخري باختلاف الخدمات المقدمة والمستلزمات وتكون شاملة أجره، ويختار العميل ما يحلو له من تلك الاختيارات.

وهناك من يأخذ أجرا ثابتا، مثل شيرين، وبالنسبة لها فهي تأخذ ثلاثة آلاف جنيه ويمكن أن تختلف- تقل- حسب العروس، وآخرين يأخذون أجرا ثابتا مهما اختلفت الأمور، وتختلف التكاليف الكلية لحفل الزفاف باختلاف رغبات ومتطلبات العروس.

وبالنسبة للبعض يتم حجز الحفل قبل الموعد المحدد له بشهرين أو شهر ونصف، وقد تختلف المدة من مُخطِط حفلات زفاف لآخر.

أما مكان الحفل فيتم تحديده حسب عدد المدعوين ورغبة العروس، ولو حدثت مشكلة بخصوص مكان الحفل بالنسبة للمدعوين فيمكن طرح حل مثل تأجير أتوبيسات سياحية لنقل المدعوين إلي مكان الحفل.

وبالنسبة لأفضل موعد لإقامة حفل الزفاف في الصباح في الـ open air قبل المغرب في الصيف لأن الجو سيكون شديد الحرارة والشمس أكثر سطوعا قبل ذلك، أما في الشتاء فيفضل بعد الساعة 12 ظهرا لأن الجو قد يكون شديد البرودة في الليل، فيبدأ مبكرا ويتم استغلال فترة الصباح.

ولو كان الحفل في شهور معينة في الشتاء في الـ open air ويوجد احتمال هطول الأمطار يتم  عمل خيام أو اختيار مكان فيه فيلا ويتم تجهيزها من الداخل كخطة احتياطية في حالة حدوث أي مشكلة مثل الأمطار فيتم نقل الحفل إلي الداخل. لذلك إذا أردتِ بالفعل إقامة حفل زفاف الأحلام فلا تتردي في الاستعانة بمُخطِط حفلات الزفاف، فهو الشخص الأمثل لمساعدتك علي تحقيق أحلامك.